April 08, 2021
バックオフィス業務の改革およびリモートワーク環境への対応を目指して各社で導入が進んでおり、コロナ禍において最も注目されているテクノロジーといえば、「電子化」と「自動化」です。
リモートで対応可能な業務はリモートで行うべき、電子化が可能なものは電子化すべき
「リモートで対応可能な業務は全てリモートで対応すべき」というのが、Universal Virtualityのコンセプトです。企業は、職場環境は常に発展途上であり、変化する環境に対応できるよう長期的な柔軟性が確保されているべき、という考え方を受け入れる必要があります。こうしたテーマにおいては、空間的な配置と技術インフラの関係性を慎重に検討することが必要となります。レイアウトを物理的に変更する際に、配線や電源確保が難点となることがしばしばあります。
リモート化は、電子化と自動化を推進するドライバーであると同時に、電子化と自動化の結果でもあります。つまり、リモート化を推進するにはペーパーレス化や繰り返し作業における省人化が必要であり、リモートワークが進めば、更なる電子化や自動化が必要となります。
デジタルメールルーム
様々な分野で電子化が進んでいますが、真っ先に影響を受けた分野としては、時間がかかる労働集約型の業務があげられます。例えば、メールルーム業務は、郵便物の識別、仕分け、ルーティングを繰り返す作業です。厳格なパラメータに基づいて定義された作業を機械で行えば、人間が手作業で行うよりも速く正確であることから、メールルーム業務は自動化を行いやすい分野です。
デジタル技術を利用し、人間による手作業を大幅に省いたデジタルメールルームは、社員が出社しないリモートワークが一般化するなか、世界中で導入が進んでいます。様々なデジタルメールルームソリューションがありますが、郵便物をスキャンして受取人に直接Eメールで送ることは容易に行えるほか、必要であればEメールから郵便物を発送する逆プロセスも可能です。郵便物を電子化するデジタルメールルームは、自動化やリモートワーク環境を推進したい企業にとっては最も手軽なソリューションです。
バックオフィス業務の自動化による、スタッフのスキルアップ推進
バックオフィス業務も、繰り返し作業が多く、リモート化や自動化を推進しやすい領域です。会議室予約、出張手配、カレンダー管理、ドキュメント管理といった作業において、ワークフロー管理ツールによるバックオフィス業務のリモート管理を導入する企業が増えています。これにより、プロセス改善と効率化が達成されることは実証済みであり、人間と機械が共存し、それぞれが得意な作業を行うハイブリッドな環境は今後も続くと思われます。繰り返し作業の自動化により、人間は機械では行えない複雑な作業に集中し、別の仕事をすることが出来ます。この利点は企業からも認識されており、バックオフィス業務は今後も進化を続けるでしょう。
リモートワークが進んでも、企業文化が損なわれるとは限らない
職場における電子化は今後も進むと予想されますが、人間は社会との交流を欲する生き物ですし、今後は出社もある程度は再開され、対面での連携を再開するでしょう。しかし、リモートワークが浸透し、今後も働き方のひとつとして定着するなか、企業として社員間のエンゲージメントを高める方法を模索しています。
企業においては、物理的に離れた場所で仕事をする社員のモチベーション維持を目的として、様々なインセンティブを導入しています。こうした取り組みは、有能な社員の採用およびリテンションにつながります。
Universal Virtuality、自動化、電子化、文化の重視などを融合することにより、社員のモチベーションアップ、有能な社員の採用およびリテンション、成功への道筋を描くことなどを目的とした様々な施策が生まれています。また、個別のニーズに応じた働き方も浸透しています。このテーマについて、次回のブログで更に掘り下げます
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